4 étapes pour créer votre école de formation interne


Publié le 04/11/2015 par Marion Perroud

Votre activité suppose un lourd investissement formation mais vous n’êtes pas satisfait des offres de prestataires extérieurs ? Peut-être est-il temps de créer votre propre centre de formation. Voici comment vous y prendre.

La PME francilienne Des bras en plus (service de déménagement) l’utilise pour optimiser et harmoniser la qualité de son service client. D’autres, comme le groupe de gestion de système d’information DFM, se lancent dans l’aventure afin d’absorber au mieux la croissance de leur recrutement. Pour Multiplast, entreprise bretonne spécialisée dans la construction navale, cette alternative constitue la seule opportunité de former ses salariés à un métier en tension. Afin de répondre à leurs défis stratégiques – aussi différents soient-ils – ces PME ont chacune opté pour la même solution : créer leur centre de formation.

Outil RH souple totalement adaptable aux besoins, au budget et à l’activité de l’entreprise, l’organisme de formation interne présente des intérêts certains pour l’employeur. Transmission des savoir-faire clé entre salariés, intégration et formation des nouveaux collaborateurs, valorisation des seniors, professionnalisation des équipes… Certains, comme le Domaine des Ormes (lire le témoignage en page 3), en profitent pour diversifier leur activité en monétisant leur catalogue de formations auprès de leur écosystème.

1. Peaufinez votre business plan

Une opportunité, certes, mais dont la réussite ne doit rien au hasard. « On ne s’improvise pas organisme de formation du jour au lendemain. Outre les nombreuses procédures réglementaires, ce projet suppose un investissement humain et financier conséquent, puis un suivi sur la durée », prévient Alexandre Guize, dirigeant de Dyadeo, cabinet de conseil en transformation d’entreprise. Lui, évalue le ticket d’entrée à +/- 10 000 euros pour la phase de préparation et de création de la structure, puis à un minimum de 10 000 euros par an pour le fonctionnement.

« Un peu comme pour la création d’une start-up, peaufinez votre business plan sur la base de différents scénarios en intégrant tous les coûts directs et indirects induits par cette nouvelle activité de l’achat de matériel (ex : ordinateurs, fournitures) à la gestion administrative en passant par la création de supports pédagogiques, le recours à un formateur externe ou à la formation des formateurs interne », recommande l’expert qui estime qu’en deçà de 30 stagiaires par an, la création d’un organisme de formation n’est pas nécessairement la solution la plus pertinente pour une PME. « Il faut atteindre une certaine taille critique sinon vous risquez d’engloutir votre budget pour des résultats mitigés », confirme Arnaud Houitte de La Chesnais, président du directoire du centre de vacances du Domaine des Ormes, qui a créé son académie en 2013.

 

  1. Choisissez le bon format

Il est donc impératif que ce projet s’inscrive avant tout dans le cadre d’une priorité stratégique de l’entreprise (ex : sauvegarde de savoir-faire menacés, attraction des talents, optimisation des coûts énergétiques, prévention des risques, etc.).

Dans le premier cas, vous n’êtes pas tenu de déclarer cette activité à l’administration et pouvez librement organiser les formations de vos collaborateurs. C’est le parti pris de Roland Girard, repreneur de Burocom SA, société franc-comtoise de 45 salariés spécialisée dans la bureautique, l’informatique et le mobilier de bureau. Ayant développé son activité et racheté plusieurs agences de la région ces dernières années, il s’appuie sur sa « Burocom Académie » pour intégrer les nouvelles équipes ayant rejoint le groupe et les dernières recrues.

« L’objectif était de couvrir nos besoins de recrutement et de fidélisation des collaborateurs. Avec la DRH et quelques salariés volontaires, nous avons monté dix modules (ex : formation CRM, session de vis ma vie interservices…) que les nouveaux suivent une demi-journée par mois sur un an. Résultat, nous avons divisé par deux le nombre de départs depuis 2011 », estime le dirigeant qui s’est lui-même improvisé formateur.

Seul hic du service interne, vous ne pouvez pas commercialiser vos programmes auprès de clients extérieurs, comme c’est le cas avec un organisme de formation à part entière. Dans ce cas, vous devez déclarer votre activité auprès du Service régional de contrôle (SRC) rattaché à la Direccte, dès la première action de formation dans un délai de trois mois, pour obtenir votre numéro d’activité.

Une procédure qui peut prendre quelques semaines à plusieurs mois selon la région. « Il est fréquent que les entreprises se voient opposer un premier refus au motif que les programmes présentés ne sont pas assez « professionnels ». Un conseil, soyez précis sur les termes utilisés, les objectifs de vos formations et rigoureux dans la rédaction de votre dossier », conseille Grégory Merlière fondateur de GM conseil formation, spécialiste du conseil en formation pour les entreprises.

3. Entourez-vous de pro

Afin de maximiser vos chances, il est préférable de déléguer le pilotage opérationnel du projet à un spécialiste de la formation professionnelle (ex : responsable formation, cabinet de conseil spécialisé, etc.) et de vous rapprocher de votre OPCA. Ce type de chantiers RH est d’ailleurs le plus souvent porté par un binôme en interne. Il s’agit généralement d’un représentant du service RH et d’un responsable « métier » en lien direct avec la problématique identifiée, comme le directeur commercial pour un module de perfectionnement à la négociation ou le responsable informatique sur un stage de maîtrise d’un nouveau logiciel. Une fois votre agrément obtenu, vous pouvez bénéficier d’aides à la création d’entreprise voire même de subventions et monétiser votre activité à l’extérieur.

4. Gérez l’après

Reste que diriger un organisme de formation ne s’improvise pas. « Bien souvent, les chefs d’entreprise pensent à tort qu’une fois la structure créée, elle va s’autogérer toute seule. C’est tout le contraire ! », martèle Grégory Merlière (GM Conseil Formation). Il vous faudra gérer le centre de formation comme une entreprise à part entière de la communication (logo, contenus) à la logistique (location de salles, prise en charge des stagiaires, etc.) en passant par la gestion financière.

De même, cette activité suppose de respecter un certain nombre d’obligations spécifiques. « Vous devez par exemple remplir un bilan annuel pédagogique et financier, observer des règles de publicité strictes et gérer la prise en charge des stagiaires selon un protocole balisé (conventions, convocation, émargement, remise du règlement intérieur, etc.) », cite Grégory Merlière (GM conseil formation). Ne négligez pas non plus l’accompagnement sur la durée de vos salariés-formateurs si vous en avez. « Un bon technicien n’est pas nécessairement un bon pédagogue. Nos formateurs sont très demandeurs de sessions de retours d’expérience et de coaching sur les situations qu’ils ont pu rencontrer lors de leurs formations », note Delphine Lecointre (Domaine des Ormes).

Le risque d’un trop grand amateurisme en la matière ?

 Que vos stagiaires – salariés ou clients – jugent vos programmes au rabais et préfèrent se tourner vers la concurrence. Il est donc essentiel de vérifier, à froid, l’efficacité de vos programmes et donc de votre investissement. Votre évaluation peut typiquement passer par la remise d’un questionnaire de satisfaction, une validation en situation par le manager ou le suivi d’indicateurs spécifiques (ex : évolution de la consommation de gasoil après une formation à l’écoconduite), vous permettant ainsi de recadrer le tir le cas échéant. En devenant formateur, vous faites le pari de vous professionnaliser vous aussi.

source : http://www.chefdentreprise.com/Thematique/rh-management-1026/Breves/PME-4-etapes-pour-creer-votre-ecole-de-formation-interne-261018.htm

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  1. #1 par Maintenance informatique le 26 novembre 2015 - 14:24

    Merci pour les renseignements à propos de la façon de créer son propre école de formation interne. En effet, je trouve que c’est la meilleure solution pour transmettre facilement un savoir-faire pour les salariés et pour former des nouveaux collaborateurs.

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